INTERVJU: Ključno je imeti prave informacije v pravem trenutku

Špela Šinigoj, vodja nabave v podjetju Incom d. o. o., nam tokrat razkriva izzive nabavnega procesa ter kako v podjetju uspešno povezujejo oddelek nabave s prodajo in proizvodnjo, da končni potrošnik v vsaki žlički sladoleda začuti posebno doživetje, ki ga obljubljajo.

S čim vas mora prepričati dobavitelj?

Naše podjetje ima zelo natančen postopek potrjevanja novega dobavitelja. Prvi pogoj je, da ima dobavitelj ustrezne certifikate kakovosti, saj s tem ustreza tako kakovostnim pogojem kot zahtevani ravni profesionalnosti. Podjetje mora najprej dokazati, da je zmožno kakovostno in količinsko slediti našim zahtevam, šele nato v resnici sledijo testiranja vzorcev, komercialni dogovori, pogodbena usklajevanja, testi v laboratoriju in nazadnje preizkus surovine ali materiala v naši proizvodnji.

Koliko časa pa v povprečju traja proces pridobivanja novega dobavitelja?

To je zelo odvisno od same surovine ali embalaže ter kompleksnosti testiranja. Običajno traja 3 do 6 mesecev, da zamenjamo neko surovino ali embalažo, in še to ob predpostavki, da vse v opisanem procesu poteka brezhibno. Nekaj povsem drugega so tako imenovane nove surovine in pa zahtevnejši materiali. Tu so postopki dolgotrajnejši in so odvisni od zunanjih testiranj ter analiz. V takšnih primerih govorimo o »high risk« artiklih in dobaviteljih, ki so težje ali celo nezamenljivi in zahtevajo drugačen način potrjevanja in nabave. 

Kaj se zgodi, ko pride do motenj ali celo prekinitev pri »high risk« dobaviteljih in kako se v takih primerih zavarujete? 

Pri osnovnih surovinah se držimo pravila 2+1, torej najmanj dva redna dobavitelja in eden rezervni. To nam omogoča razpršitev tveganj in nam zagotavlja določeno poslovno varnost. Visoko tvegane dobavitelje spremljamo zelo podrobno, z njimi smo v nenehni komunikaciji, ob tem pa v skladiščih vedno držimo varnostno zalogo. S tem si pridobimo čas za ustrezne reakcije, če bi prišlo do kakršnihkoli prekinitev v dobavi ali pomanjkanja surovine na trgu. Pri načrtovanju zalog je seveda ključno imeti prave in pravočasne informacije in dober ERP program, ki ti pri tem pomaga.

Kako pomembno je, da vsi členi verige, od nabave, proizvodnje in prodaje delijo isto filozofijo?

Moram reči, da smo zelo usklajena ekipa, ki stremi k istim ciljem. Lonček sladoleda, ki ga držim v roki, je plod čisto vseh služb v podjetju. Če kupec že v prvi žlici ali grižljaju ne začuti posebnega doživetja, ki mu ga obljubljamo, smo kot ekipa naredili napako in jo je treba popraviti. Naloga vseh vodij je, da stremimo k temu, da končni potrošnik v našem izdelku uživa in hrepeni po še. Kupec mora biti zadovoljen s končnim izdelkom. To je stvar kakovosti, ki ni neposredno vezana le na standarde in certifikate.

Kako sta v podjetju povezana oddelka nabave in prodaje, kakšna je komunikacija med njima?

Sedimo v sosednjih pisarnah in smo med seboj zelo dobro povezani. Pogosto rečemo, da smo Leone družina in občutek je zares takšen. Redko v drugih podjetjih zasledim to, kar se občuti pri nas. Pogosto velja prepričanje, da sta nabava in prodaja nasprotujoča si pola in da bodo med njima vedno trenja. V Incomu to ne drži, ker delamo z roko v roki. Zavedamo se, da podjetje živi od prodaje, ki pozna zahteve tržišča. Seveda prodaja enako razume tudi izzive v nabavi. Ne smemo razmišljati le o izzivih in željah enega oddelka, ko gre za ugled podjetja. Kupca v resnici zanima, da smo točni in delujemo v skladu z dogovorjenim. To je ključno.

Ali ste zaradi izredne situacije mogoče spremenili način predaje informacij med nabavo in proizvodnjo?

Komunikacija obojestransko vselej zelo lepo teče. Čas izrednih razmer s tega stališča ni izjema. Vzpostavljen imamo sistem povratnih informacij, ki je v takih situacijah ključen. Naloga nabave je, da pravočasno priskrbi ustrezne materiale in da le-ti med proizvodnim procesom ne povzročajo težav ali zastojev. Če se to zgodi, imamo ekipe, ki napake obravnavajo in ustrezno reagirajo. V podjetju veliko vlagamo v komunikacijo med zaposlenimi in dograjevanju procesov tako, da omogoča hiter in nemoten pretok informacij. Prav tako gradimo na inteligentnih poslovnih programih, saj bi se v nasprotnem primeru, zaradi velike količine podatkov, ustvarjal kaos.

Za koga lahko rečemo, da je dober nabavnik? 

To je zelo kompleksno vprašanje in seveda vezano tako na pozicijo in vlogo v nabavi kot na sistem podjetja, v katerem dela. Na splošno je dober nabavnik vedoželjna in delavna oseba, odprtega duha in premore neko splošno razgledanost. Na voljo imamo vse znanje tega sveta, samo poiskati ga je treba. Rada imam samostojne ljudi, ki razmišljajo s svojo glavo in se vselej zanašajo na zdravo kmečko pamet. Sodelavci te morajo izzvati in skušati preseči. Le tako rastejo in se razvijajo, tako profesionalno kot osebnostno, in seveda vodje z njimi. Pravijo, da če si najpametnejša oseba v prostoru, si v napačnem prostoru. Zato pri zaposlovanju nikoli ne iščem ljudi, temveč osebnosti.

Poleg vodenja oddelka nabave in skladišča v podjetju med drugim skrbite tudi za dobre odnose znotraj ekipe. Kako iz vsakega posameznika povlečete maksimum na vsakodnevni ravni?

Od mene je odvisno, ali dihamo kot ekipa ali ne. Moje načelo je, da vodiš z zgledom. Naša nabava je uspešna, kolikor so uspešni vsi sodelavci, ki se z njo ukvarjamo. Vsakogar v ekipi moram v prvi vrsti razumeti širše. Zavedam se, da ob meni stojijo ljudje s svojimi življenji in obveznostmi, ki niso vezane samo na delovno mesto. Ključno je, da kot vodja premoreš dovolj socialne in čustvene inteligence, da se zavedaš, kdaj je treba nekoga podpreti, kdaj motivirati in kdaj mentorirati. Oddelek nabave je kombinacija različnih značajev in profilov, od strategov do operativcev in analitikov. Ta raznolikost je ključna za uspeh tima, kjer vsi znamo funkcionirati enotno.

Gospa Špela, najlepša hvala za pogovor!