Zaloge predstavljajo enega največjih stroškovnih in operativnih izzivov v proizvodnih podjetjih. Prevelike količine pomenijo vezan kapital, višje stroške skladiščenja ter tveganje, da material zastara. Po drugi strani pa prenizke zaloge ogrožajo zanesljivost proizvodnje, povzročajo zamude in nezadovoljstvo strank.
V nadaljevanju izveste, kako z uporabo kombinirane ABC-XYZ analize in podatkov iz ERP sistema razvrstiti artikle po pomembnosti in predvidljivosti porabe, določiti optimalne varnostne in signalne zaloge ter tako bistveno izboljšati učinkovitost proizvodnje, zanesljivost dobav in optimizirati stroške.
Prava količina materiala ob pravem času
Kadar podjetja razumejo, kateri materiali, polizdelki ali končni izdelki si zaslužijo največ pozornosti in kako pogosto ter v kakšnih količinah jih potrebujejo, pomeni, da učinkovito obvladujejo zaloge.
Koncept razvrščanja artiklov glede na njihovo poslovno pomembnost in predvidljivost porabe je temelj ABC-XYZ analize - ene najuporabnejših metod v sodobnem upravljanju proizvodnje in oskrbovalnih verig.
ABC-XYZ analiza služi optimizaciji zalog in večji učinkovitosti oskrbovalne verige. Združuje dve metodi:
- ABC, po kateri so izdelki razvrščeni glede na vrednost porabe
- XYZ, po kateri je določena stabilnost porabe izdelkov skozi čas
Namen analize je razvrstitev artiklov glede na vrednost in stabilnost porabe.
Kaj je ABC analiza?
ABC analiza je metoda razvrščanja artiklov glede na njihovo relativno poslovno pomembnost, najpogosteje na podlagi vrednosti porabe. Gre za enostavno, a učinkovito orodje, ki temelji na Paretovem pravilu 80/20, po katerem majhen delež artiklov pogosto predstavlja večino skupne vrednosti.
V praksi to pomeni, da lahko na primer 15 – 20 % vseh artiklov ustvari kar 70 – 80 % skupne vrednosti zalog – to so tako imenovani A artikli. Tem je smiselno nameniti največ pozornosti, saj imajo največji vpliv na poslovanje. B artikli predstavljajo srednje pomemben segment z zmernim deležem vrednosti, medtem ko so C artikli najštevilčnejši, a imajo nizko skupno vrednost.
Analiza po metodi ABC se v proizvodnji uporablja kot podlaga za odločanje v nabavi, določanje servisnih nivojev, optimizacijo zalog in prilagajanje politik naročanja. S tem podjetja bolj ciljno usmerjeno upravljajo z viri in zmanjšujejo nepotrebne stroške.
Poglejmo si praktičen prikaz. Na izbrano časovno obdobje razvrstimo artikle v tri skupine glede na porabo:
- A skupina (70 - 80 % skupnih materialnih stroškov, 5 - 10 % vseh artiklov)
- B skupina (20 - 30 % skupnih materialnih stroškov, 20 - 30 % vseh artiklov)
- C skupina (5 -10 % skupnih materialnih stroškov, 50 - 70 % vseh artiklov)
Slika: Primer razvrstitve artiklov po ABC analizi
Kaj je XYZ analiza?
XYZ analiza razvršča artikle glede na predvidljivost njihove porabe ali potrošnje skozi čas, kar je ključen vidik pri načrtovanju nabave in proizvodnje.
Razvrstitev artiklov po XYZ metodi:
- X artikli (stabilna in redna poraba – njihova poraba se skozi mesece le malo spreminja, kar omogoča enostavno načrtovanje in optimizacijo zalog)
- Y artikli (kažejo določena nihanja, pogosto povezana s sezonskostjo ali kampanjami, zato zahtevajo bolj prilagodljivo načrtovanje in redno spremljanje)
- Z artikli (izrazito nepredvidljiva poraba – naročila so neredna, brez jasnega vzorca, naroča se po potrebi)
S pomočjo XYZ analize se lažje določi, za katere artikle se lahko drži zaloga in kateri zahtevajo naročanje po potrebi.
Predvidljivost je ključna: bolj kot je poraba stabilna, manjše so potrebe po varnostnih zalogah in lažje je doseči visoko razpoložljivost z nižjimi stroški.
Pri analizi XYZ upoštevamo povprečno porabo artiklov v izbrani časovni enoti, absolutno vrednost odstopanja porabe od povprečne porabe v časovni enoti in povprečno nihanje porabe kot kvocient povprečnega odstopanja in povprečne porabe.
Slika: Primer razvrstitve artiklov po XYZ analizi
Kako ABC-XYZ deluje v praksi?
Z združitvijo obeh analiz, ABC in XYZ, se ugotavljata vrednost in zanesljivost porabe posameznega izdelka. Na podlagi pridobljenih podatkov se lahko za vsako skupino artiklov oblikuje prilagojena politika naročanja in se fokusira na izdelke, ki zahtevajo največ pozornosti.
Da je analiza uporabna v praksi, je treba za vsako skupino artiklov tudi določiti, kako se bo z njimi ravnalo. To pomeni, da je treba:
- določiti, kako pogosto naj bo artikel na voljo (ciljna raven storitve oz. »service level«) in
- izračunati, koliko rezerve naj imamo na zalogi (varnostna zaloga ali »safety stock«).
S tem se oblikuje politika upravljanja zalog, ki pomaga razumeti pravo količino pravih artiklov ob pravem času – brez prevelikih stroškov.
Pri določanju varnostnih zalog velja splošno pravilo, da višja kot je ciljna raven storitve, več varnostne zaloge potrebujemo.
Artikli A kategorije se zaradi njihovega vpliva na poslovanje običajno obravnavajo z večjo pozornostjo, kar pogosto pomeni višje cilje glede razpoložljivosti in posledično višje varnostne zaloge. Pri tem pa se upošteva tudi stabilnost povpraševanja:
- za AX artikle zadostujejo relativno nižje varnostne zaloge, ker je povpraševanje predvidljivo,
- za AZ artikle pa je povpraševanje negotovo, zato so potrebne večje varnostne zaloge.
Podobna logika velja za artikle B kategorije. Pri artiklih C kategorije se praviloma vzdržujejo nižje varnostne zaloge, predvsem iz dveh razlogov:
- CX artikli imajo majhen vpliv na poslovanje, zato se lahko postavi nižja ciljna raven storitve; ravno tako je njihova poraba stabilna, zaradi česar se lahko drži nižja varnostna zaloga.
- CZ artikli so zelo volatilni, zaradi česar je priporočljivo imeti višjo varnostno zalogo, vendar pa je pri teh artiklih smiselno postaviti nižjo varnostno zalogo, saj vrednostno ne predstavljajo velikega dela poslovanja, poraba pa je zelo nepredvidljiva.
* Zgornje usmeritve so zgolj priporočila in ne predstavljajo univerzalnih pravil, saj si vsako podjetje oblikuje svojo politiko upravljanja zalog glede na lastne potrebe.
Pri določanju ciljne ravni storitve in varnostne zaloge posameznih kategorij artiklov ni enoznačnega odgovora, kateri pristop je pravilen. Večino faktorjev določajo izzivi v oskrbovalni verigi. Priporočljivo je torej najti ustrezno razmerje med varnostno zalogo in ravnjo storitve, pri čemer je seveda ABC-XYZ analiza, ki razvrsti artikle glede na njihovo vrednost in predvidljivost povpraševanja, zelo v pomoč.
Utemeljene količine: do številk znotraj ERP sistema
Določanje minimalnih in signalnih zalog je predpogoj za nemoteno delovanje proizvodnje. Če je zalog premalo, pride do zastojev, če jih je preveč, se povečuje strošek zalog.
S kombinacijo ABC-XYZ analize in ažurnih podatkov iz ERP sistema je mogoče določiti optimalne vrednosti minimalne in signalne zaloge, izračuni pa so podprti z dejanskimi in ažurnimi podatki.
Pri izračunu minimalne in signalne zaloge se upoštevajo naslednji podatki:
• dobavni rok,
• povprečna poraba materiala v določenem časovnem obdobju,
• standardni odklon porabe,
• število standardnih odklonov glede na povprečno vrednost.
Na podlagi teh podatkov je mogoče simulirati, kako dolgo bo določena minimalna zaloga zadoščala, ob spreminjanju odstotka želene zanesljivosti.
Spodnji primer prikazuje, kako se minimalna in signalna zaloga spreminjata ob povečanju oz. zmanjšanju zanesljivosti, da bo material pravočasno na voljo za prihajajoča naročila.
Slika: Spreminjanje minimalne in signalne zaloge; avtor: red. prof. dr. Iztok Palčič, univ. dipl. gosp. inž. str.
Z izračunom na podlagi ažurnih podatkov iz ERP sistema se določijo osnovne vrednosti za minimalno in signalno zalogo, ki jih je mogoče nato prilagoditi glede na politiko oskrbovalne verige in pretekle izkušnje.
Za več informacij o tem, kako lahko ABC-XYZ analizo in podatkovno podprto planiranje zalog prilagodite potrebam svojega podjetja, lahko pišete na proizvodnja@saop.si.
