Neredko se v proizvodnji zgodi, da ključni materiali zmanjkajo sredi naročil ali pa se nabavlja šele takrat, ko je že nujno potrebno, kljub temu da je skladišče polno neporabljenih zalog.
Zakaj se to dogaja? Najpogosteje zato, ker ni jasnih pravil, kdaj naročiti, koliko in po kateri metodi.
V članku predstavljamo učinkovit način, kako s pomočjo liste za naročanje izboljšati preglednost in zanesljivost v nabavi, brez naročanja »zadnjo minuto« ter občutka, da je zalog vedno preveč ali premalo.
Neorganizirano naročanje
Če se v skladiščih »dela na roke«, nabavnik ali kdo od zaposlenih vsak teden ročno pregleda, kateri artikli so pod določeno zalogo, in izračuna, koliko jih je treba naročiti.
Takšen sistem lahko vodi do različnih situacij:
- Material, ki ga nujno potrebuje, je naročen prepozno, proizvodnja zaradi zamude stoji.
- Določeni materiali so naročeni v prevelikih količinah, zato je kapital vezan v zalogah, stroški skladiščenja pa zaradi tega višji.
- Različni oddelki nimajo enotnih smernic, kdo in kdaj določi, kaj je minimum, kaj maksimum, zato so pogosto odločitve subjektivne oz. po občutku.
Določanje mejnih nivojev, ki pomenijo razliko
Zagotovo je boljši način, če pri določanju mejnih nivojev upoštevamo zgodovino gibanja zalog artiklov, ki jo sistem samodejno črpa iz izdajnic in prejemnic: koliko materiala je bilo porabljenega v preteklosti ter kako hitro je bil naročen in dostavljen.
Na podlagi teh podatkov se določijo trije mejni nivoji — ročno za posamezen artikel ali skupino, še bolj sistematično pa tudi s pristopi, kot sta ABC-XYZ analiza in izračun priporočene minimalne ter signalne zaloge (več o tem smo že pisali v blogu):
- Minimalna zaloga – meja, pod katero skladišče ne sme pasti, da se zmanjša tveganje pomanjkanja;
- Maksimalna zaloga – zgornja meja, da se zaloge ne kopičijo in so vezane v kapital;
- Signalna zaloga – nivo, pri katerem sistem sam sproži opozorilo za novo naročilo.
Če so nivoji nastavljeni - za vsak artikel ali skupino artiklov, se lahko ukrepa bolj proaktivno. Ko zaloga doseže signalno raven, se generira priporočilo za naročilo, količina pa je razlika med maksimalno in minimalno zalogo.
Fleksibilnost izbire artiklov in ročno prilagajanje
Veliko napak je mogoče odpraviti že z uvedbo “liste za naročanje artiklov”. Gre za pregled v sistemu, kjer se lahko:
- izberejo artikli po določenem skladišču, klasifikatorju, določenih dobaviteljih ali delovnem nalogu;
- izključijo se artikli, ki nimajo definirane signalne zaloge, da ne motijo seznamov;
- ročno prilagodi predlagane količine naročil v primerih, če je dobavni čas daljši ali obstajajo posebne okoliščine.
V praksi to pomeni, da se nabavnik ne odloča “na pamet”, temveč vidi jasno priporočilo, kateri artikel je na signalni ravni, koliko kosov potrebuje, da se vrne na maksimalno raven, brez presežkov ali izpadov.
Lista deluje tako, da pri artiklih, ki padejo pod signalno zalogo, avtomatsko pripravi predlog naročila. Predlagana količina se izračuna kot razlika med maksimalno in minimalno zalogo, pri čemer je predlog mogoče enostavno prilagoditi za posamezne artikle ali celotne skupine.
Celovit proces – od izbire do pošiljanja naročila
Ko je seznam artiklov potrjen in pripravljen za naročilo, sledi:
- izbrane pozicije se prenesejo z “liste za naročanje” naprej v interno naročilo;
- interne naročilnice se združijo po dobaviteljih, kar bistveno poenostavi komunikacijo;
- lahko se določi želeni dobavitelj ali sistem uporabi privzetega, če ni drugače navedeno;
- pripravi se nabavna naročilnica, ki že vključuje pogodbe, pogoje, dodatna zavezujoča besedila, in to vse kot dokument, ki ga zlahka izpišemo, pošljemo kot PDF ali po pošti.
Zakaj je ta način naročanja učinkovitejši?
Organizacija naročanja artiklov z določanjem minimalne, maksimalne in signalne zaloge ni teorija, ampak učinkovita praksa, ki jo uporabljajo številna podjetja. Ta pristop dokazano prinaša manj zamud, manj podrtih terminskih planov, manj zastojev zaradi pomanjkanja materiala, manj presežne zaloge in boljši izkoristek kapitala.
Kako začeti že danes? 4 praktični koraki
Za učinkovitejše upravljanje zalog lahko začnete s spodnjimi štirimi koraki:
- Pregled najbolj kritičnih artiklov: kje so v preteklosti že bili izpadi ali presežki zalog.
- Zbir podatkov o porabi in dobavnih časih; izjemno učinkovit pristop za določanje mejnih nivojev.
- Uvedba “liste za naročanje artiklov” v redno prakso in ne samo, ko »gori voda«.
- Jasni kriteriji odgovornosti: kdo nastavi nivoje, kdo odobri naročila, kdo spremlja izvedbo.
Kako v praksi deluje "lista za naročanje" ERP sistema Saop Proizvodnja, si lahko podrobneje ogledate v posnetku.
