Inventura je nepogrešljiv del poslovanja vsakega podjetja, ne glede na velikost. Če je do nedavnega veljalo, da je to zamuden in naporen dogodek, so se z avtomatizacijo in sodobnimi tehnologijami ti pesimistični stereotipi postopoma razblinili.
Danes si je popis mogoče poenostaviti s pomočjo mobilnih naprav, kot so namenski prenosni terminali, pametni telefoni ali tablični računalniki z možnostjo prepoznave QR ali črtnih kod za zajem podatkov v realnem času.
V nadaljevanju članka povzemamo, kako se organizacijsko in časovno pripraviti na inventuro in na kakšen način si jo poenostaviti.
Inventura je sistematičen postopek štetja in vrednotenja vsega premoženja podjetja, vključno z materiali, polproizvodi, končnimi proizvodi, opremo in drugimi sredstvi.
Stereotipne predstave o inventuri
Ko se je inventura v podjetjih opravljala ročno, je na splošno veljalo, da gre za enega najbolj zamudnih in napornih dogodkov v poslovnem letu, visoka stopnja napak pa naj bi bila »del procesa«.
Da so se izvedli vsi potrebni popisi, je pogosto pomenilo zaustavitev proizvodnje in zaprtje skladišča. Vse to je prineslo številne organizacijske izzive, saj naj bi se pri tem angažiralo večje število zaposlenih, ki so skrbeli za ustreznost postopka, vnašanje in preverjanje popisanih podatkov.
Kaj o inventuri pravi zakonodaja
Zakonsko gledano je treba inventuro opraviti najmanj enkrat letno, ob začetku ali prenehanju opravljanja dejavnosti ter vedno, ko je treba preveriti skladnost poslovnih knjig z dejanskim stanjem (54. člen Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1). Rezultati popisa neposredno vplivajo na bilanco stanja, zato mora biti inventura natančno izvedena.
V okviru popisa je treba odkriti in ustrezno obravnavati razlike med knjigovodskim in dejanskim stanjem ter vse postopke natančno dokumentirati za potrebe pregledov. Izvedba mora biti skladna s pravilnikom o računovodstvu, ki določa način popisa, vrednotenja in obravnave ugotovitev.
Kdaj se inventura izvaja?
Običajno se izvaja na koncu računovodskega obdobja, vendar pa jo nekateri izvajajo tudi v nekaterih posebnih primerih:
- Večji premiki v skladiščih ⇒ pri premikih velike količine zalog se z inventuro zagotovi usklajenost evidenc.
- Večje spremembe v poslovanju ⇒ če podjetje preide na novo programsko opremo, spremeni način proizvodnje ali se loti večjih širitev proizvodnje.
- Ob nakupu ali prodaji podjetja ⇒ da se zagotovi natančna ocena vrednosti premoženja.
Kakšna so tveganja, če se ne izvede pravilno?
S tem ko podjetje ugotovi točno stanje zalog, opreme in drugih sredstev, pridobi ključne podatke za pripravo finančnih poročil, obračun davkov in usklajevanje računovodskih izkazov z dejanskim stanjem.
Če inventura ni opravljena pravilno, podjetja tako rekoč kršijo predpise. Natančen popis pa ne pomeni zgolj urejenega in učinkovitega poslovanja, temveč podjetja s tem tudi:
- Preverijo natančnost podatkov ⇒ ali se fizično stanje zalog ujema z računovodskimi evidencami.
- Optimizirajo zaloge ⇒ s pomočjo podatkov o zalogah podjetje bolje načrtuje proizvodnjo in nabavo.
- Izpolnijo zakonske zahteve ⇒ zakonodaja zahteva, da podjetja opravljajo redne in točne inventure. Pomanjkanje natančnih evidenc pomeni kršitev.
- Preprečijo morebitne kraje in napake ⇒ popis pomaga pri odkrivanju napak v postopkih in morebitnih nepooblaščenih odtokih sredstev.
5 nasvetov, kako določiti optimalni čas za inventuro
Med pogostejšimi praksami je ob zaključku poslovnega leta, vendar pa velja razmisliti o še nekaterih drugih vidikih. Kako torej določiti najoptimalnejši čas?
- Uskladite termin s poslovnim letom
Čeprav zakon zahteva, da se inventura izvede vsaj enkrat letno, je smiselno, da je to ob zaključku poslovnega leta. Tako bodo podatki popisa natančno odražali stanje v zaključnih računovodskih izkazih in olajšali pripravo bilanc. Pogosto praksa je tudi, da podjetja ne čakajo na zadnji dan poslovnega leta in se inventuri posvetijo enkrat v zadnjem kvartalu leta. - Ob minimalni zalogi
Inventuro je najbolje opraviti, ko so zaloge najnižje, saj je takrat popis hitrejši, enostavnejši in cenejši (ob koncu proizvodnih ciklov, pred prejemom večjih količin materialov …). - Upoštevajte sezonske obremenitve
Določite termin inventure izven glavnih sezonskih vrhov ali obdobij, ko je proizvodnja najbolj obremenjena. Primer: za podjetja z večjo prodajo v prazničnem času je vsekakor bolj smiselno inventuro izvajati po sezoni, ko so poslovni procesi manj intenzivni. - Izogibajte se pomembnim poslovnim dogodkom
Načrtovanje inventure med pomembnimi dogodki, kot so zagon novih proizvodnih linij, večji projekti ali revizijski pregledi. Ti dogodki lahko ovirajo potek inventure in povzročijo zamude. - In še …
Poleg zgornjih usmeritev je priporočljivo vnaprej oceniti tudi, koliko časa bo popis zahteval glede na obseg zalog in kompleksnost procesov ter razmisliti o vpeljavi digitalnih rešitev za hitrejše izvajanje inventure in posledično manjši vpliv na redne poslovne procese.
Ključna je predpriprava
Dobro načrtovanje in priprava sta temelj uspešne inventure. Poleg izdelave pisnih postopkov o metodologiji dela, imenovanju odgovornih, upoštevanja stanja zalog in drugih dejavnikov, je pred izvedbo treba poskrbeti tudi za:
- Označevanje blaga in sredstev
Vsak element zaloge ali osnovno sredstvo mora biti opremljeno z nalepko, ki vsebuje črtno kodo, QR kodo ali RFID oznako za hitro prepoznavo. - Izbiro ustreznega materiala za označevanje
Za sredstva v zahtevnih okoljih (npr. visoka vlaga, temperatura, kemikalije, tresljaji) je treba uporabiti specializirane nalepke, odporne na te pogoje. - Zagotavljanje optimalnih pogojev za popis
Blago je smiselno razvrstiti in urediti tako, da je dostop do vseh sredstev hiter in enostaven.
Kako z učinkovitim pristopom poenostaviti inventuro?
Tradicionalni ročni postopki popisa so pogosto dolgotrajni in podvrženi človeškim napakam, kot sta nepravilno štetje ali napačno razvrščanje zalog. Za beleženje podatkov brez prekinitev v delovnem procesu so zato lahko v veliko pomoč sodobne digitalne rešitve za mobilni zajem podatkov.
Te namreč omogočajo, da se podatki o zalogah, opremi in drugih sredstvih zbirajo neposredno »na terenu« in se s pomočjo mobilnih naprav - pametnih telefonov, namenskih prenosnih terminalov ali tabličnih računalnikov z možnostjo odčitavanja črtnih ali QR kod ali RFID oznak, prenesejo v osrednji ERP sistem.
Bistvene prednosti mobilnega pristopa so:
- Hitrejši proces zbiranja podatkov: namesto da bi morali zaposleni vpisovati podatke ročno, jih lahko neposredno vnesejo v sistem z branjem kode (črtne, QR …).
- Manj napak: z avtomatskim branjem kode se zmanjša možnost napak pri vnosu. Še več, mobilne naprave lahko takoj preverijo veljavnost vnesenih podatkov, kar zmanjša verjetnost napak.
- Prenos podatkov v ERP sistem: ko se podatki zberejo preko mobilnih naprav, so takoj preneseni v osrednji ERP sistem podjetja, kar omogoča takojšnje usklajevanje zalog in zmanjšanje napak pri prenosu podatkov.
- Sledenje in poročanje v realnem času: z mobilnimi napravami je možno spremljati napredek inventure v realnem času. Vodstvo lahko spremlja, kateri deli procesa so zaključeni in kje prihaja do morebitnih težav.
- Enostavna integracija z obstoječimi sistemi: mobilni zajem podatkov se lahko brez težav integrira z obstoječimi ERP in WMS sistemi, kar omogoča nemoten prehod med različnimi fazami proizvodnje in skladiščenja.
- Skladnost z zakonodajo: z mobilnimi napravami lahko podjetja zagotavljajo skladnost z zakonodajnimi zahtevami, saj lahko podatke o inventuri hitro posredujejo pristojnim organom, kadar je to potrebno.
Digitalizacija inventure: primeri iz prakse
Neposreden zajem podatkov prek mobilnih naprav poenostavi in pohitri celoten postopek inventure. V nadaljevanju si poglejmo nekaj konkretnih situacij, kako:
- V proizvodnji
Na proizvodnih linijah zaposleni z optičnimi čitalniki beležijo porabo materialov in stanje izdelkov – porabo izdelkov oz. polizdelkov. Ker se podatki takoj prenesejo v ERP sistem, lahko proizvodnja natančno sledi procesom in se hitreje prilagaja. - V skladišču
Hitro odčitavanje črtnih kod ali RFID oznak omogoča sprotno posodabljanje zalog v sistemu, evidentiranje premikov ter pregled nad nalogami in zalogami. Transparentnost je zagotovljena z beleženjem, kdo in kdaj je opravil inventuro. - V logistiki
Mobilne naprave izboljšajo sledenje pošiljkam, preverjanje zalog ob dostavi ali odpremi in spremljanje gibanja blaga. Posodobitve v realnem času zmanjšajo napake in na splošno optimizirajo procese.
