BLOG: Kako vpeljati digitalizacijo brez upada produktivnosti

Številna proizvodna podjetja bodo letos tudi s pomočjo državnih razpisov digitalizirala svoje procese. Ob uvajanju izboljšav pa pogosto pozabimo na padec produktivnosti, ki ga pri zaposlenih sprožijo spremembe.

Ob prenovi poslovnih procesov se pogosto površno obravnava človeška plat preobrazbe oziroma ustrezna komunikacija sprememb zaposlenim. Gre za vprašanje, kako ublažiti ali celo preprečiti strah pred neznanim in kako ravnati, da bodo zaposleni izboljšave prepoznali v svoje dobro.

Še zlasti ob večjih preoblikovanjih se pojavijo različne bojazni, ki imajo za posledico padec delovne vneme. Od vodstva podjetja pa se pričakuje, da zna take situacije predvideti in odpraviti, še preden pride do hendikepa v proizvodnji.

V podjetju Medex so v zadnjih letih izvedli digitalizacijo v več segmentih poslovanja. Marija Studen Pesjak, direktorica financ in vodja IT projektov, pravi, da je uvajanje sprememb zelo naporno, saj je treba neko novo rešitev umestiti v dobro delujoč ustroj, s tem pa se spremeni način dela. To je pri zaposlenih pogosto ovira, saj ljudje nimamo radi sprememb.
   

Sprememba razmišljanja tudi na vodstveni ravni

Pomembnejše spremembe praviloma zahtevajo prenovo celotne strategije podjetja.

V Medexu so v zadnjih letih z uvedbo programskih rešitev uspešno nadgradili svoje procese na praktično vseh področjih dela. Marija Studen Pesjak ob tem poudarja: »Digitalna preobrazba ni le uvajanje novih tehnologij. Spremeni se tudi organizacijska kultura, poslovni modeli, procesi in ne nazadnje ljudje.«

 

   

“Digitalna sprememba zahteva spremembo razmišljanja, spodbujanje k inovacijam in razvoju novih poslovnih modelov. Stari načini dela se s pomočjo tehnologije preusmerijo k izboljšavam uporabniške izkušnje za stranke, dobavitelje, partnerje in zaposlene.”

   
Studen Pesjakova poudari: »Zelo pomembno je, da digitalno strategijo podpira vodstvo podjetja, ki poskrbi ne samo za to, da se digitalna preobrazba izvaja, ampak vzporedno tudi za opolnomočenje zaposlenih za delo z novimi orodji.«
  

Izogibanje digitalizaciji

Navkljub koristim in priložnostim, ki jih prinaša digitalizacija, se še vedno dogaja, da se zaposleni v nekaterih podjetjih spremembam izogibajo ali jih ocenjujejo kot nepotrebne.

Zakaj proces digitalizacije v praksi poteka nekoliko počasneje, smo že pisali v tem članku. Poglejmo pa še, kateri so najpogostejši razlogi, da se nekatera podjetja temu izogibajo:

  • Pomanjkanje znanja s področja digitalizacije poslovanja.
  • Koristi in priložnosti digitalizacije še niso bile prepoznane.
  • Zaposlene in vodje je strah novih tehnologij.

Kultura podjetja nasploh ni preveč naklonjena spremembam oziroma prevladuje mnenje »zakaj bi spreminjal, če staro deluje«.
   

Najpogostejši strahovi zaposlenih

Nakup informacijskega sistema še ne zagotavlja uspeha digitalizacije, za upravljanje je potrebna tudi nova digitalna kultura v podjetju. Novosti pa lahko pri zaposlenih odprejo različne strahove, med katerimi psihologi in kadroviki najpogosteje navajajo:

  • Strah pred izgubo službe.
  • Strah pred povečanim obsegom dela.
  • Strah pred neznanim.

Uvajanje sprememb je za zaposlene kot tudi za vodje kompleksno, saj zahteva ogromno razumevanja, strpnosti in sprejemanja različnih mnenj.

Ljudem se tehnološke in čustvene spremembe najpogosteje zdijo nepotrebne in zato sprožijo vprašanja, kot na primer:

  • Se bom sposoben naučiti novega programa?
  • Koliko časa nam bo vzela implementacija sprememb?
  • Ali ne bi bilo morda bolje, da se tega lotimo kdaj drugič, ko bo manj dela?

Vodstvo mora taka vprašanja predvideti in vnaprej pripraviti odgovore nanje.
  

Kako voditi vpeljavo sprememb?

Zgolj elektronsko sporočilo, da se uvaja nova programska rešitev, žal ne zadostuje in zelo verjetno je, da ga zaposleni ne bodo sprejeli z odprtimi rokami.

Temelj uspešne digitalizacije je, da je vodstvo trdno prepričano v njene prednosti za podjetje in zaposlene. Le tako lahko že na začetku jasno predstavi razloge za spremembe.

Za začetek je treba odgovoriti na vprašanja:

  • Zakaj vpeljujemo spremembe, kakšen je cilj in kakšne so koristi?
  • Na kakšen način bomo spremembe vpeljali?
  • Kdaj in koliko časa bo potekala uvedba?
  • Na katere delovne procese in zaposlene bo to vplivalo ter kako?
  • Kako bo z izobraževanjem in pomočjo med samim procesom digitalizacije?

Z odgovori na zgornja vprašanja se bistveno povečajo možnosti, da bo sprememba pri zaposlenih dobro sprejeta, poveča pa se tudi občutek varnosti.

V praksi se je izkazalo za učinkovito, da vodje izvedejo več predstavitev projekta, kjer zaposleni dobijo priložnost, da razumejo vpliv sprememb na svoje delo. Na ta način vodstvo hkrati pridobiva povratne informacije za izboljšave in za odpravljanje morebitnih pomanjkljivosti.
  

Bližnjic žal ni

Studen Pesjakova se spominja, da so digitalno strategijo podjetja pripravili skupaj s ključnimi sodelavci: »Uvedba novih tehnologij ni bila nekaj, o čemer bi zaposlene le obvestili, ampak so ekipe aktivno sodelovale znotraj posameznih oddelkov in realno veliko prispevale k uvajanju novih rešitev oziroma k nadgradnji obstoječih. Po pričakovanjih je bil zato odziv na spremembe zelo pozitiven.«

 

V Medexu so za vsako področje posebej določili, katere rešitve bodo uvedli, skupaj pa so postavili tudi terminski plan.
    

   

“Z vključitvijo širše ekipe v odločanje je digitalizacija slonela na bogatih izkušnjah zaposlenih, hkrati pa so sodelujoči na projektu informacije o spremembah na pozitiven način predajali tudi ostalim sodelavcem. Posledično se je že med projektom ohranjala motivacija in visoka produktivnost zaposlenih.”

    
Gospa Marija poudarja, da »na področju digitalizacije ni bližnjic. Vsekakor pa ponovno pridemo do tega, da mora postati digitalna preobrazba del poslovne filozofije podjetja, da jo torej živi tako vodstvo kot celotna ekipa. V situacijah, ko ne gre točno po načrtu, je treba ohraniti mirno kri in usklajevati vse deležnike s ciljem, da se projekt uspešno izvede.«
  

Ali digitalizacija res pomeni tudi odpuščanje zaposlenih?

V resnici je ravno nasprotno.

Cilj uspešne digitalne preobrazbe je, da se z enakimi sredstvi, ob bistveno nižjih stroških, naredi več. Pogosto pa se ob spremembah po podjetju razširi strah, da bo zaradi avtomatizacije opravil zmanjšalo sredstva in bo prišlo do odpuščanj. Gre za zmotno prepričanje.

Digitalizacija v osnovi na novo definira poslovne procese. Namesto da se zaposleni ukvarjajo s prekomerno administracijo, imajo sedaj čas izvajati njihove primarne poslovne naloge. Hkrati podjetje dobi priložnost, da se kvalitetneje posveča odnosom s kupci. S tem se poveča konkurenčnost podjetja na trgu in ustvari se priložnost za povečanje naročil ter novih strank.

 

   

“Cilj uvajanja rešitev je olajšati delo zaposlenim, da se ti lahko ukvarjajo z delom, ki prispeva k dvigu dodane vrednosti podjetja.”

  
»Iz izkušenj lahko rečem, da je bolj kot samo lovljenje terminskih rokov treba zaznati strahove in dileme zaposlenih ter se o njih pogovoriti. Nekateri se bojijo, da bi tehnologija nadomestila potrebo po njihovem delu, drugim je bolj všeč, da stvari niso preveč sistemsko urejene. Vsekakor je treba ljudi pomiriti, jim predstaviti prednosti novih rešitev in jih opolnomočiti. Cilj uvajanja rešitev je olajšati delo zaposlenim, da se ti lahko ukvarjajo z delom, ki prispeva k dvigu dodane vrednosti podjetja,« je na podlagi izkušenj v Medexu prepričana gospa Marija Studen Pesjak.
   

Kaj pa, ko pade motivacija?

Digitalizacija je dolgotrajen proces in zato je povsem normalno, da ekipam občasno pade motivacija. V takih trenutkih je naloga vodstva, da zaposlene spodbuja in usmerja na poti do zastavljenih ciljev.

Zelo ugoden vpliv ima na zaposlene to, da sproti poročamo o poteku projekta in skupaj slavimo zmage, pa četudi so manjše.

»Motivacijsko vpliva tudi obisk kakšnega dogodka, kjer se delijo dobre prakse podjetij na področju digitalizacije. Na takih dogodkih se običajno spozna, da je podjetje na pravi poti glede digitalizacije,« še pove Marija Studen Pesjak.

 

 

(Visited 524 times, 1 visits today)